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淮安市市政设施养护处材料管理办法(暂行)
发布时间:2011/10/26 11:10:37 阅读:

第一章        

1、为进一步强化大宗工程材料的管理,规范和完善材料申请、采购、使用、报耗与结算流程,建立动态、有序的材料成本核算与监控机制、提高综合经济效益,特制定本规定。

2、本规定按照事业单位财务制度和经济核算的基本要求进行制定。

3、生产性材料、单项工程造价大于等于50万元项目工程材料实行本办法。

第二章    计划与申请

1、处属工程在开工前七天,项目部必须以书面形式向计质科提交本工程主要材料总量计划表,计质科按照有关定额、投标文件、施工图纸等予以核定经处长批准后,一式四份交物资供应科、财务科及工程所属项目部备案。

2、施工部门按照计质科核定的材料总计划表,编制当月材料供应月度计划,并以书面形式提前48小时报至处物资供应科。此后,每月20日前向物资供应科提交下月材料供应计划申请表,表中须注明材料品种、数量、规格、质量要求及供货时间等。

3、施工部门按月度计划控制本工程当月材料的申请、使用与管理。大宗材料提前48小时与物资供应科联系,特种材料应提前五天以上,货源在外地的,或需特别加工定制的材料,应预留产品加工、养生和途中运输的时间。

4、项目部应及时、准确统计材料的实际耗用量,发现因设计变更、工程量改变有可能超计划使用的,应提前以书面方式报物资供应科。

5、日常工程材料的申领由项目部提前与物资供应科联系,并明确材料供应的要求,确保工程顺利进行。

第三章     招标与比价

1、工程大宗材料,各类主材及其他可以实行事前竞价的材料应实行公开招标或比价采购。

2、公开招标或比价采购工作在处物资采购领导小组的领导与监督下,可由物资供应科具体组织有关招标或比价事宜。

3、招标工作中如设立评委,其成员由处领导、职能部门负责人及基层职工代表组成。日常询价领导小组成员一般由物资供应科、生技科、财务科主要负责人组成,必要时,可扩大至项目部负责人参加。

4、正常情况下,每年应组织一次工程材料招标工作。当市场价格涨跌幅度较大,变化范围较广或造价在200万元以上的大中型工程有必要时,可实行专项材料招标。

5、在下列情况下可实行比价采购:

①暂不具备采用招标方式采购的材料,价格在500元以上1万元以下的材料;

②临时急用材料;

③特殊或需特别加工(定制)的材料;

④虽已招标,但价格涨跌幅度超过8%以上,确需进行价格调整的材料。

日常询价、比价工作可由物资供应科具体组织进行,单项(次)价值在1万元以上的,需书面征询物资采购领导小组成员意见,并取得2/3以上成员同意的方可视为批准。在此基础上物资采购领导小组组长仍有最终决定权。

6、在下列情况下可由物资供应科直接组织采购:

①单项(次)价值在1万元以下500元以上的材料(经分管副处长确认)

②工程紧急用料(经处长室确认)

7、比价、询价、招标等情况均必须在确定供应单位、价格后两日内公示。每月10日前,物资供应科应根据招标或比价的结果编制并公布当月“材料价格信息”,在处公示栏进行公示。

第四章    采购与验收

1、物资供应科负责全处所有总价在500元以上(500)工程材料的采购供应工作,并按照公开招标或比价采购的要求,组织落实供货渠道,把好材质关和价格关。

2、未能进行公开招标的特殊材料,零散材料、临时急用材料等在条件许可时应进行比价采购,及时供应。

3、应急工程、抢险工程临时紧急用料,经处长室确认后,可由施工部门就近采购,情况恢复正常后应执行本规定并及时补办有关手续。

4、材料到达工地后由物资供应科、项目部施工员(需抽检时计质科质检员)及时进行验收并在供货单和收(发)料单签收。质量或数量不符合要求的,施工员可拒收或责令退货,送货单仅有民工代签的一律不予认可。

5、施工员对每天进场的材料应日收日结,并做好台帐记录,项目经理必须对施工员签收的收(发)单的真实性和准确性予以复核,并在当月填写的“材料验收耗用结算单”(即“四联单”)中复核栏签字。

第五章    质检与复检

1、工程主材在进场的同时应按规定提交质保书和产品合格证等质量保证资料。

2、按规定必须进行复检的材料由施工部门组织进行抽样复检,合格后方可通知物资供应科按样送货。

3、出现检测或复试不合格的,项目部应在第一时间采取措施控制并终止损害的进一步发展,同时通报相关部门和供货单位,共同处理善后事宜,并明确有关责任。处理过程应按规定形成文字(影像)记录。

第六章    材料保管、领用与退料

1、施工部门必须做到材料有序进场,合理使用,并做好现场材料的保管、围护工作。

2、项目经理对现场材料的使用负有监督和检查的职责,发现有浪费、散失和不合理使用现象的应予制止,并及时予以纠正。

3、工程结束时,应做到工完料清,多余材料退给供货方或调剂到处内其他工程使用。项目部(用料部门)由核算员填写退料单并由项目经理(部门负责人)签字,退料方(物资供应科)取得退料单后根据材料情况负责退料或调剂到处内其他工程使用。领用方由核算员填写的“四联单”(对内)或收条(对外)后,方可填写“冲红字四联单”,并将双方单据附在一起上报。

4、少量多余材料需现场处理的,项目部不允许现金结算,应由项目经理会同物资供应科负责共同处理,所得款项上缴处财务科,列入该工程结余范围。                

5、综合加工厂每年1225日之前由部门核算员报送库存材料清单至物资供应科(清单必须有部门负责人签字),1226日物资供应科会同综合科和财务审计科对库存材料进行年终盘点。

6、项目部每月(25日)或根据工程进展情况(如:分部分项工程结束、工程阶段性结束)由核算员统计填写“淮安市市政设施养护处材(领)退料表” 并由项目经理(部门负责人)签字,物资供应科取得(领)退料单后进行清点确认后报相关领导和部门。

7、每月25日各项目、部门材料品种、用量、价格要由用材部门核算员提供至物资供应科核算员。

 

第七章   报耗与结算

1、 为降低材料的仓储运输成本,目前工程项目采用“零库存”的运行模式,根据工程的实际使用量由供货单位直接将材料运至工地,工地负责实地保管使用。

 2、验收、报耗与结算是材料管理工作的关键环节,在保证“一根链条”环环相扣的前提下,必须形成各个环节相互监督和相互制衡的运行机制。管理的重点在于:充分应用“送货单”的原始凭证作用,使“送货单”作为验收报耗的起点,又成为供需双方结算的终点,实现“送货单”与材料领用、报耗、结算单据的直接链接。

    3报耗流程:

①、项目部、用料部门材料月度报耗与结算采用“材料验收耗用结算单”,该单一式四联(以下简称“四联单”),项目部、物资供应科、计质科各执一联,另有“对帐联,仅作供需双方入帐后对帐的存根。

②、每月25日前,各工地核算员整理汇总所有(收)发单,填写“四联单”,项目经理对该“四联单”及送货单予以复核签认并符合以下要求:

a每份“四联单”上只能填写同一家供货单位供应的材料。

b“四联单”必须后附真实完整的(收)发单,每份(收)发单必须有工地施工员本人签字。

c“四联单”必须有施工员、核算员、项目经理三人签字(并对本环节的延误和失误承担责任)。

d填报数据真实、准确、完整。

e填表完毕后,“四联单”第一联由项目部自存。

③、各工地于每月25日将“四联单”送达处计质科进行用料审核,计质科收到“四联单”后应审核以下各项:

a审核“四联单”与后附送货单是否相符、完整。

b按照材料价格计算的数据是否准确、完整。

c审核项目部收材料量和根据图纸、定额、变更及工程实际情况实际消耗量是否合理,审核项目部收材料量与物资供应科发材料量是否相符。

d每份“四联单”所填报的材料只能是同一家供货单位所送。

e必要时,对上一环节提出整改要求,并对本环节的延误和失误承担责任。

在符合上述要求后由计质科送财务审计科审计,审计结果报处长室。

4、财务审计科按照财务管理制度的要求,由专职材料会计审核以下各项:

 ①对有关单据和数据的真实性、有效性进行入账前的最终复核。

 ②对物资供应科、所、项目部的签证签认手续进行审核。

 ③必要时,对以上各环节提出整改要求,并对本环节的延误和失误承担责任。

④对符合要求的“四联单”签字认可,留第二联(财务联)及工地送货单入帐,第三、第四联交由物资供应科保存。

⑤本着真实、准确、及时的核算要求,对当月已验收耗用但未收到供货单位正式发票的材料,先凭验收单据暂估入帐(待收到正式发票时再进行相应的帐务处理),同时进行材料的成本核算。

  5、对帐与结算流程:

物资供应科按以下要求对外结算:

①通知供货单位按月对帐结算。

②要求供货单位提供完整的送货单,送货单未经物资供应科、质量员、工地施工员签字的一律不予认可。

③核对(收)发单的一式两联并一一对应,一联随发票及“四联单”第四联进入财务审核,一联随“四联单”第三联由物资供应科建档备查。

④经办人及部门负责人签字。

⑤经计质科、财务审计科审核确认。

⑥为便于核算,一般情况下应要求供货单位当月开据正式发票,特殊情况不应超过两个月,年底前要求供货单位提供当年的所有发票,不得跨年度。

6、财务科对结算发票按以下要求予以审核:

①、结算发票必须符合财务规定。

②、结算发票、 “四联单”第四联齐全并相符。

③、材料会计在符合要求的发票上签字,财务负责人复核签字并将“四联单”第四联交供货单位(或材料设备科)留存。

上述签字手续完整的结算票据,由财务审计科审核后报处长室审批后,交财务科入帐。

附:淮安市市政设施养护处材料(收)发货单、淮安市市政设施养护处领(退)料单、材料验收耗用结算单

                   

〇一〇年一月一日

淮安市市政设施养护处材料(收)发货单

编号:000000001

工程名称:       年 月日                    供货单位:

材料名称

规格

单位

实(收)发

货数量

车号

收(发)货时间

备注

收货地点

发货地点

材料主管:         发货人:           收货人:        质检员:

1、              单据分4联。

2、              第一联(开单存查)、第二联(会计结帐)、第三联(运费结算)、第四联(收货存查)

淮安市市政设施养护处领(退)料单

编号:0000001

工程名称:               

材料名称

规格

单位

领(退)料数量

时间

材料放置地点

供货方

项目主管:                   制单员:            材料料:          计质科:

1、              单据分4联。

2、              第一联(开单存查)、第二联(会计结帐)、第三联(运费结算)、第四联(收货存查)

淮安市市政设施养护处综合加工厂材料发货单

编号:000000001

工程名称:             年 月 日                  

材料名称

规格

单位

发货数量

车号

发货时间

备注

收货地点

发货地点

        发货人:            收货人:            质检员:

淮安市市政设施养护处综合加工厂材料发货单

编号:000000001

工程名称:             年 月 日                  

材料名称

规格

单位

发货数量

车号

发货时间

备注

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收货地点

发货地点

        发货人:            收货人:            质检员:

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